RECOMENDACIONES PARA UNA CONFERENCIA EFECTIVA

DESDE TOTALISIMO AGRADECEMOS TENER EN CUENTA

Cada vez y con más frecuencia nos estamos viendo obligados a mantener reuniones a través de video llamada. No está mal si pensamos el ahorro de tiempo y de dinero que esto nos supone.

Bien es cierto que algunas personas que no están familiarizadas con las nuevas tecnologías, cuando son citadas para reunirse con este método, no reparan en muchos de los siguientes detalles que para mí son ESENCIALES.

La video conferencia por trabajo está muy bien pero…¿¿¿ Cuánto tiempo perdemos mientras la otra parte llega, se conecta, investiga la tecnología, prueba la imagen, el sonido, que no te escucho, que no te veo, que no se cómo funciona??? hacerlo bien es una cuestión de respeto, es una cita real donde hay otra persona que dispone de su tiempo para ti.

Agradezco eches un vistazo a mi decálogo, estoy seguro que lo podrás implementar como herramienta que te permita optimizar tus recursos si lo usas bien y haces al otro que también lo use bien.

  1. CONOCE BIEN LA PLATAFORMA
    Es de vital importancia conocer la plataforma en la que se llevara a cabo la conferencia, esto con el fin de evitar contratiempos al momento de conectarte, lo que también evita que los demás participantes pierdan su tiempo en esperar tu conexión para iniciar la conferencia. Si no has utilizado antes la plataforma pautada entonces investiga la forma de conectarte o iniciar sesión y procura estar 10 minutos antes de la hora establecida con el fin de poder hacer las pruebas de conexión, sonido y cámara. La puntualidad es muy importante.
  2. INTERVENCIONES
    Ten en consideración que las conferencias online son una modalidad completamente diferente al trato personal, si harás una intervención debes solicitar el derecho de palabra si la plataforma te brinda la opción de hacerlo para conferencias muy concurridas (como es el caso de Zoom) o solicitarlo a través de un chat, el moderador de la conferencia se encargará de concederlo. Esto evita interrupciones en las intervenciones de los demás participantes, haciendo que la comunicación sea efectiva y respetuosa. Procura hacer intervenciones cortas, concisas y contundentes. Cuando no hables procura tener el micrófono apagado. Muestra tu imagen a través de video, no te ocultes.
  3. EVITA LA MULTITAREA
    Es muy notorio cuando alguien que está participando en una videoconferencia está haciendo varias cosas a la vez. Sus ojos se mueven de un lado a otro o suenan clics u hojas, lo cual resulta sumamente molesto. Evita hacerlo a toda costa, por respeto a los demás participantes. No comas durante una video conferencia.
  4. ESPACIO
    Toma en cuenta el espacio donde vas a posicionar tu cámara, de preferencia posiciónate en un espacio libre, con la menor cantidad de objetos posible. Encuentra un espacio libre de distracciones visuales que puedan restarte una imagen profesional y ser molestas para los demás participantes.
  5. ILUMINACION
    La iluminación es un punto importante en una video-conferencia. Debes posicionarte de forma que la fuente de iluminación quede por detrás de la cámara o del ordenador, de esta forma evitas el efecto contraluz, esto aplica a lámparas, ventanas o cualquier fuente de luz.
  6. POSICION DEL ORDENADOR Y SONIDO
    Como lo más seguro es que uses la cámara del ordenador, asegúrate de que éste queda al nivel de tus ojos o ligeramente por encima. Lo ideal es colocar algo que eleve ligeramente el ordenador.
    Evita estar en sitios ruidosos, con paso de gente, niños u objetos en movimiento, evitar ruidos de fondo como televisión y música, evitar estar en un coche, esto ayudará también a eliminar distracciones durante la conferencia.
  7. CONEXION
    La calidad de la transmisión va a estar determinada en gran medida por la calidad de la conexión a internet, asegúrate de revisar el status de tu módem y router, asegurándote que todo funcione correctamente. Antes de entrar en la video-conferencia, asegúrate de que todas las aplicaciones y programas en tu ordenador, que consumen internet, están apagadas.
  8. IMAGEN Y POSTURA
    Aunque no estés en contacto directo es muy importante que prestes atención a tu apariencia. Elige la vestimenta adecuada y asegúrate de cuidar mucho tu higiene y peinado. Cuida tu postura, no te sientes como si estuvieses en el sillón de tu casa, sino como si estuvieses en una reunión presente de negocios. Ponte derecho y acomoda los brazos sobre la mesa.
  9. VOZ Y LENGUAJE
    Cuida tu tono de voz, este debe ser un poco más alto de lo normal (sin exagerar) y debes modular y articular a la perfección para que las otras personas te escuchen y entiendan. Trata de no hacer chistes o comentarios fuera de lugar. Teniendo en cuenta que a veces no es tan fácil la comunicación, trata de ser conciso, directo evitando dar demasiados rodeos a lo que intentas decir.
  10. EVITA ACTITUDES CONTRAPRODUCENTES
    Actitudes como bostezar, estar tumbado, atender otras llamadas, hacer perder tiempo a la otra parte, jugar con objetos, fumar, comer o mascar chicle pueden ser consideradas una falta de respeto. Evítalas por favor.
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